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从传统档案管理走向智慧化档案管理

2022-07-22 08:57:39

中国历来是文明之邦,自文字诞生以来便有档案的记载,各朝各代均设置有史官来记载历史、保管档案,甚至为档案设置了专门的保管场所。数千年来,形成了较为完善的档案保管制度,档案保管也形成了相当大的规模。许多古籍,诸如《周礼》、《史记》、《新唐书》、《五代史记》均记载了当朝或前朝的档案。可以说,中国在档案保管的历史沿革上拥有着非常悠久的历史,这实质上反映了我国悠久的历史发展。可以说,档案是历史的记录,历史是档案的反馈,二者不可分割。 

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我国历代关于档案的保管,主要采取如下几种方法:其一是设置专门人员甚至是史官进行档案保管;其二是有意识地集中保管档案,将其放置在利于收藏、存档的安全场所,如档案库、馆阁或是宗庙;其三是建立健全档案管理制度,在每一个朝代对之前的档案保管制度进行改善与强化;其四是针对档案保管制定相应的律法,加强对档案的保管力度。

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到了现代,我们的生活水平得到了很大的进步,在档案保管的技术方面也是有了很大的重要突破。 

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从前档案的保存工作受限于很多因素的限制,致使有很多的档案因为受潮,虫蛀,失火等原因再也找不回了,这是我们的重大损失,现在科技的进步对于档案保管工作带来了很多的技术上的支持。

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一个现代化的档案馆具备了恒温恒湿,防虫驱虫,紧急消防灭火系统,同时通过给每一份档案进行粘贴RFID电子标签,全部录入到“档案管理系统”中,通过RFID(射频识别技术)来实现实时化档案在馆情况监测,现在最新开发的盒定位智能档案密集架,可以最快速的时间内找到一份档案的位置,同时进行对应的灯光闪烁指引,大大的节约了查找档案时的繁琐过程。

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在盘点整体的档案馆档案情况时,管理人员可使用移动式盘点车或者手持式盘点机,对在馆的档案进行一个有效盘点,通过档案管理系统的支持,可以知道目前的一个档案在馆情况,有哪些档案处于借阅状态。 

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同时想对应的借阅人员信息也是同步在内的,这样可以知晓档案的去向,可以防止档案被借取后没有归还,造成遗失。

对于有些档案文件不是很多的一些企事业单位,我们还研发了智能盒定位档案柜,具有占地面积小,保密性更高的一个智能产品,使用者可以在柜体自带的操作屏幕上进行档案文件的查找,同时柜子具备指纹认证,人脸识别等多种验证方式,验证不通过的话是无法打开柜门的。

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根据不同的档案管理需求我们还研发出,适用有公检法机关的RFID案件档案流转保密柜,适用于银行单位的RFID抵(质)押品文件保管柜,适用于组织部的RFID干部人事档案管理柜等相信随着未来科技的进步,我们在档案管理方面会有更加先进,更加便捷的管理方式!



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